2024年9月27日（金） 19時から第225回JLPの定例会が開催されました。

今回の講師は、ビジネスメール専門家の平野友朗さんです。

元々求人広告の会社で営業のお仕事をされていた平野さん。業務の中でメールを生かすことの可能性に気づき、2003年にメルマガ支援の会社を立ち上げました。

それからメールの専門家というブランドでセミナーや本の出版（３８冊も出されているそうです・・！）もしながら地道に業務を続けて、現在はビジネスメール教育の第一人者の地位を確立されました。

講演では、一方通行のお話ではなく、参加者から募った質問に適宜答えていく、という方式がとられました。

まず、メールは、日常業務における重要なコミュニケーション手段の一つであり、何でもメールですませるわけではない、緊急の時は電話、謝罪をするときは会いに行く、といった形で、手段を使い分けていくこと大事との話がされました。

企業内部や顧客等とやりとりするツールでメールは最も多いので、メール業務は効率よく行うべきであり、あまり時間をかけすぎないことがポイントです。時間をかけたからといって成果が大きく増えるわけではなく、迅速かつ的確にメールを処理するスキルが求められます。

良いメールの条件は、相手に意図が明確に伝わり、かつ、相手に不快感を与えないものです。素晴らしいメールというものはあまり記憶に残りませんが、悪いメールは印象に残ってしまいます。つまり、メールは減点方式で評価されやすいため、無駄に時間をかけすぎず、必要な点を効率的に伝えることが大切です。

そして、メールスキルを向上するための具体的なノウハウが解説されました。

受信者の立場になって、メールの差出人の記載も分かりやすくする必要があります。例えば、自分の名前と会社名を表示することです。

また、件名についても、「〜について」などの漠然とした表現ではなく、報告や相談といった目的や用件を明確にすることが重要です。

メール本文について、次の7つの要素に分解して考えることが重要です。

• 宛名
• 挨拶
• 名乗り
• 要旨
• 詳細
• 結びの挨拶
• 署名

時間を効率化するために、何回も使うフレーズは単語登録しておく工夫も重要です。

伝わるメールの条件として、具体的であるか、意味がわかるか、アクションやゴールが明確であるか、メールの背景がわかるか、といった点を意識することが大事ということでした。

ビジネスメールの第一人者ならではの長年の経験と知識に裏付けられたお話は大変分かりやすく、かつ説得的で、すぐにでも実践できるノウハウが盛りだくさんでした。さっそくお聞きした内容を踏まえてビジネスメールのスキル向上につなげたいと思いました。

平野さんは、ビジネスパーソンの学びのコミュニティ「実践塾シェアクラブ」を運営されています（https://jissenjyuku.jp/）。また、一般社団法人ビジネスメール協会も運営されており、そこではビジネスメールのスキル向上の講座や検定等を受けることができます（https://businessmail.or.jp/）。ビジネスの第一線で活躍されている講師からの指導や相談を受けられる貴重な場ですので、興味のある方は是非アクセスしてください。

定例会終了後は講師も参加して懇親会が開催され、参加者同士で大いに交流いただきました。改めて、平野さん、ありがとうございました。

次回定例会は「弁護士が語る！これからの『ビジネスと人権』の重要性」です。10月11日（金）19時からです。こちらも奮ってご参加ください。

（JLP理事長　上村）